임금명세서 교부 의무화 시행…궁금증 Q&A

교부 불이행 시 500만 이하 과태료...임금명세서 작성 프로그램 무상 배포

(자료제공=고용노동부)

개정 근로기준법 시행으로 모든 사업장은 19일 이후 임금지급분부터 근로자에게 임금명세서를 주어야 한다. 이를 어길 경우 500만 원 이하(근로자 1인 기준)의 과태료가 부과된다.

임금명세서에는 필수 기재 사항들이 명시돼야 한다. 구체적으로 △성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보 △임금지급일 △임금 총액 기본급, 수당, 상여금, 성과금 등 임금의 구성항목별 금액 △출근일수‧근로시간 수 등에 따라 달라지는 임금의 구성항목별 계산방법(연장‧야간‧휴일근로를 시킨 경우에는 그 시간수 포함) △임금 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역이다.

어느 정도 규모가 있는 기업에서는 이와 유사한 임금명세서를 사용하고 있어 법에서 규정한 임금명세서를 기재‧교부하는데 무리가 없을 것으로 전망된다. 다만 임금명세서 교부에 익숙하지 않은 영세사업장에선 제도 정착 때까지 혼선이 예상된다.

이에 사업장에서 궁금해야 하는 사항들을 뽑아 일문입답 형식으로 정리해 봤다.

Q. 임금명세서에 사원번호나 생년월일을 반드시 작성해야 하나.

A. 임금명세서에 ‘성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보’를 기재하도록 규정돼 있다. ‘성명’만으로 근로자를 특정할 수 있다면 생년월일과 사원번호 등을 중복해 기재할 필요는 없다.

Q. 모든 임금 구성항목에 대해 계산방법을 작성해야 하나.

A. 고정으로 지급되는 기본급이나 정액으로 지급되는 수당 등에 대해서는 계산방법을 별도로 작성하지 않아도 된다. 그러나 시급‧일급제이거나 연장근로수당과 같이 ‘근로일수나 총 근로시간 수 등에 따라 임금의 구성항목별 금액이 달라지는 경우’에 한해 계산방법을 작성해야 한다. 가령 연장‧야간‧휴일근로를 시켜 추가 근로시간이 발생했다면 이에 대한 임금 이외에 가산수당을 포함한 계산방법(예시: 연장근로수당 28만8000원=16시간X1만2000원X1.5)을 명세서에 기재해야 한다.

Q. 4대 보험료, 근로소득세 등도 계산방법을 기재해야 하나.

A. 근로자들이 어느 정도 유추할 수 있기 때문에 공제내역의 계산방법을 별도로 기재하지 않아도 된다. 공제항목별 금액과 총액 등 내역만 작성하면 된다.

Q. 취업규칙이나 근로계약서에 임금의 계산방법이 나와 있는데, 매월 임금명세서에 계산방법을 반드시 기재해야 하나.

A. 임금명세서 교부는 근로자가 임금을 지급받을 때 임금의 세부 내역 등 임금에 관한 정보를 명확히 알려 향후 사업주와 근로자 간 액수 등의 다툼의 소지를 없애는 것이 가장 큰 목적이다. 따라서 취업규칙에 임금의 결정‧계산‧지급방법이 기재되어 있다 할지라도 임금명세서에 임금의 구성항목별 계산방법을 작성해야 한다.

Q. 카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부해도 되나.

A. 가능하다. 임금명세서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용 프로그램(한글, 오피스, 웹 에디터, PDF 등) 등을 활용해 작성한 후 이메일, 카카오톡 등을 이용해 근로자에게 전송할 수 있다.

Q. 이메일로 임금명세서를 발송하는 경우 교부의무를 이행했다고 볼 수 있는 시점은 언제인가.

A. 사용자가 이메일로 임금명세서를 발송한 경우, ‘발송한 때’에 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있다. 다만 메일이 반송처리되는 경우 등은 발송으로 보기 어려워 이에 대한 확인이 필요하다.

Q. 임금명세서 교부 불이행 시 시정요구 없이 바로 과태료가 부과되나.

A. 과태료 부과보다는 제도 정착이 최우선인 만큼 1차 교부 의무 위반 적발 시 25일의 시정기한을 부여하는 등 교부 이행을 계속해서 독려할 예정이다. 상당한 기간이 지나도 이행하지 않는다면 과태료 부과가 불가피하다.

Q. 임금명세서 작성 프로그램을 갖추지 못한 영세사업장의 불편이 클 것 같은데.

A. 임금명세서 교부에 대한 사업장의 인사노무관리 부담을 줄여주기 위해 고용노동부 홈페이지(모바일 포함)를 통해 ‘임금명세서 만들기’ 프로그램을 무상으로 보급하고 있다. 이 프로그램을 이용하면 손쉽게 임금명세서를 작성할 수 있다.